Cahier des charges : définition, plan type et modèle à suivre
Un cahier des charges est un document contractuel qui formalise, avant le lancement d’un projet, le besoin à satisfaire, les objectifs attendus, le périmètre, les contraintes et les critères d’acceptation.
Il sert de référence commune entre le maître d’ouvrage qui exprime le besoin et le prestataire qui le réalise.
Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?
Un cahier des charges est un document qui formalise les besoins, objectifs, contraintes et exigences d’un projet.
Il précise notamment les fonctionnalités attendues, les délais, le budget et les critères de réussite. Il sert de référence commune entre le client, les équipes et les prestataires.
Le plan type d'un cahier des charges en 10 rubriques
Aucune norme n’impose un plan unique, mais dix rubriques reviennent dans tous les cahiers des charges qui fonctionnent réellement.
Un document qui en omet une s’expose à un litige précis, indiqué ci-dessous pour chacune.
1. Présentation du contexte et de l’organisation
Qui commande, quel est son métier, dans quel environnement s’inscrit le projet. Sans cela, le prestataire propose une solution générique.
2. Définition du besoin et des objectifs
Le problème à résoudre, exprimé en termes de résultat attendu et non de solution. Écrire « nous voulons un CRM » présuppose la solution ; écrire « nous perdons la trace de 30 % des demandes entrantes » ouvre le champ.
3. Périmètre : ce qui est inclus et ce qui est exclu
La rubrique la plus rentable du document. Lister explicitement ce qui n’est PAS dans le projet évite l’essentiel des dérives de périmètre.
4. Description fonctionnelle détaillée
Ce que la solution doit permettre de faire, fonction par fonction, avec un niveau de priorité (indispensable, souhaitable, optionnel).
5. Contraintes techniques
Environnement existant, interfaces à respecter, formats de données, exigences de sécurité et d’hébergement, contraintes réglementaires.
6. Contraintes de délai et jalons
Date cible, jalons intermédiaires, dépendances externes. Un délai sans jalon intermédiaire n’est pas pilotable.
7. Contraintes budgétaires
Enveloppe ou fourchette. Beaucoup de maîtres d’ouvrage refusent de la communiquer, ce qui allonge inutilement le cycle de consultation.
8. Livrables attendus
Liste précise de ce qui doit être remis : solution, documentation, formation, code source, procédures de reprise.
9. Critères d’acceptation et modalités de recette
Comment on décide que c’est conforme. Chaque exigence fonctionnelle doit être associée à un critère vérifiable, c’est la rubrique la plus souvent absente, et la cause première des litiges de fin de projet.
10. Modalités de réponse et de sélection
Format attendu, date limite, critères de notation et leur pondération.
| # | Rubrique | Risque évité si elle est bien traitée |
|---|---|---|
| 1 | Contexte et organisation | Solution générique, hors sol |
| 2 | Besoin et objectifs | Projet sans critère de succès |
| 3 | Périmètre inclus / exclu | Dérive de périmètre et surcoût |
| 4 | Description fonctionnelle | Fonctions manquantes découvertes en recette |
| 5 | Contraintes techniques | Incompatibilité avec l’existant |
| 6 | Délai et jalons | Retard non détecté avant la date cible |
| 7 | Budget | Consultation infructueuse |
| 8 | Livrables attendus | Dépendance au prestataire après livraison |
| 9 | Critères d’acceptation | Litige à la recette |
| 10 | Modalités de réponse | Offres incomparables entre elles |
Cahier des charges fonctionnel ou technique : quelle différence ?
Le cahier des charges fonctionnel décrit ce que le projet doit accomplir, sans imposer de solution. Le cahier des charges technique précise comment la solution doit être construite.
En pratique, il est préférable de commencer par le fonctionnel afin de définir clairement le besoin avant de choisir une solution technique.
| Critère | Cahier des charges fonctionnel | Cahier des charges technique |
|---|---|---|
| Question posée | À quoi cela doit-il servir ? | Comment cela doit-il être construit ? |
| Rédigé par | Maître d’ouvrage, métiers | Maîtrise d’œuvre, DSI, bureau d’études |
| Contenu | Besoins, objectifs, contraintes d’usage | Spécifications, architecture, technologies |
| Laisse une marge au prestataire | Oui, sur la solution | Non, ou très peu |
| Moment | En amont, avant consultation | Après choix de la solution |
Les 6 erreurs qui font échouer un cahier des charges
1. Décrire une solution au lieu d’un besoin
Vous vous privez de toute proposition alternative et vous assumez seul la responsabilité du choix technique.
2. Omettre le hors-périmètre
Tout ce qui n’est pas explicitement exclu sera réclamé comme dû par l’un et refusé comme non prévu par l’autre.
3. Écrire des exigences non vérifiables
« L’interface doit être ergonomique » ne se recette pas. « Un utilisateur non formé doit pouvoir créer une demande en moins de trois minutes » se recette.
4. Ne pas prioriser les fonctions
Sans hiérarchie indispensable / souhaitable / optionnel, l’arbitrage budgétaire se fera dans l’urgence, en fin de projet, au détriment de l’essentiel.
5. Le rédiger sans les utilisateurs finaux
Un cahier des charges écrit uniquement par la direction ou la DSI produit une solution que personne n’utilise.
6. Le figer définitivement
Un cahier des charges doit prévoir sa propre procédure d’évolution : qui peut demander une modification, qui l’arbitre, quel est son impact sur le délai et le budget.
Questions fréquentes sur le cahier des charges (FAQ)
C'est un document qui formalise, avant le lancement d'un projet, le besoin à satisfaire, les objectifs, le périmètre, les contraintes et les critères d'acceptation. Il sert de référence contractuelle commune entre celui qui exprime le besoin et celui qui le réalise.
Dix rubriques : le contexte, le besoin et les objectifs, le périmètre inclus et exclu, la description fonctionnelle, les contraintes techniques, les délais et jalons, le budget, les livrables attendus, les critères d'acceptation et les modalités de réponse.
Le fonctionnel décrit le besoin et la finalité sans imposer de solution ; il laisse au prestataire la latitude de proposer. Le technique décrit la solution et ses spécifications. On rédige toujours le fonctionnel en premier.
Le maître d'ouvrage, c'est-à-dire le commanditaire, avec la contribution indispensable des utilisateurs finaux et l'appui d'un chef de projet. Pour les volets techniques complexes, un assistant à maîtrise d'ouvrage peut être mobilisé, mais la responsabilité de l'expression du besoin reste au commanditaire.
Oui, dès lors qu'il est annexé au contrat ou au bon de commande signé. C'est précisément pour cette raison que la rubrique des critères d'acceptation est déterminante : c'est elle qui permet de trancher objectivement si le livrable est conforme."
